Hiện nay, dịch vụ cho thuê văn phòng đã trở nên rất phổ biến trên thị trường. Bởi vì ngày càng có nhiều cơ sở kinh doanh sáng tạo và nơi làm việc phải di chuyển. Tuy nhiên việc lựa chọn văn phòng sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thuê văn phòng bạn có thể tham khảo.
Kinh nghiệm thuê văn phòng chuẩn nhất
Chuẩn bị và lên kế hoạch thuê văn phòng
Xác định nhu cầu kinh doanh
Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định rõ nhu cầu và mục tiêu thuê văn phòng của mình. Việc xác định này dựa trên đặc điểm của từng công ty và mong muốn về không gian làm việc mà công ty mong muốn có được.
Các yếu tố cơ bản bạn cần xác định đầu tiên bao gồm:
- Vị trí: Chọn vị trí thuận tiện cho việc kinh doanh và không gian văn phòng. Ngoài ra, hướng của bàn làm việc có thể được xác định trước nếu cần thiết.
- Diện tích: Ước tính diện tích phù hợp cho văn phòng để đảm bảo có đủ không gian làm việc và các không gian khác khi cần thiết.
- Đặc điểm văn phòng: văn phòng riêng, văn phòng trong tòa nhà, không gian văn phòng dùng chung với các công ty khác. Xác định nhu cầu về bãi đậu xe, điều hòa không khí, hệ thống thông gió, thang máy, phòng cháy chữa cháy và cơ sở văn phòng.
- Chất lượng văn phòng: Tùy theo nhu cầu, công ty có thể lựa chọn mô hình văn phòng trống hoặc có đầy đủ tiện nghi, hoặc thuê văn phòng. Văn phòng tại TP.HCM cũng được chia thành hạng A, B, C cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.
- Nhu cầu khác: tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà.
Lập kế hoạch ngân sách và thời gian của bạn
Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp nên lên kế hoạch tìm hoặc liên hệ với các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp hoặc kết hợp cả hai phương pháp. Với việc lựa chọn sử dụng dịch vụ môi giới, khách hàng cần tìm hiểu rõ ràng và sàng lọc những đơn vị đáng tin cậy.
Lập kế hoạch ngân sách sớm cho phép bạn đặt mục tiêu và chọn văn phòng nhanh hơn. Tùy vào khả năng tài chính của doanh nghiệp mà bạn cần xác định xem doanh nghiệp mình có đủ khả năng chi trả hay không. Ngoài chi phí thuê văn phòng, bạn cần ước tính các chi phí liên quan khác như tiền điện nước, tiện ích, di dời văn phòng cũ, lắp đặt văn phòng mới,…
Khi cân nhắc việc thuê văn phòng, bạn cần lưu ý đến thời hạn. Xác định thời gian tìm văn phòng, mốc thời gian chuyển đến văn phòng mới, ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh tại văn phòng mới… Việc đánh dấu các mốc quan trọng giúp bạn theo dõi tiến độ và đảm bảo việc chuyển đến văn phòng mới không ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của công ty.
Đánh giá và lựa chọn không gian văn phòng
Tìm kiếm văn phòng, đơn vị cho thuê không gian làm việc
Sau khi xác định được các yếu tố cơ bản, kinh phí và thời gian dự kiến, bạn tiến hành nghiên cứu, so sánh và đánh giá. Trên thị trường thuê văn phòng hiện nay có rất nhiều loại hình văn phòng cho thuê, bạn cần tham khảo thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với tiêu chí của mình. Tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm trong thị trường này, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp từ các công ty môi giới và dịch vụ cho thuê văn phòng.
Liệt kê tất cả các phương án, so sánh và lựa chọn
Sau khi thu thập nhiều thông tin và xếp hạng các phương án, bạn cần lọc các phương án để dễ so sánh hơn. Chỉ giữ lại các lựa chọn đáp ứng phần lớn nhu cầu kinh doanh của bạn. Trong quá trình lựa chọn, bạn cần lưu ý những ưu, nhược điểm của từng phương án bàn làm việc. Sau đó bạn chỉ cần so sánh những điểm này giữa các lựa chọn và tiếp tục lọc.
Nếu nguồn dữ liệu sau khi lựa chọn khá ít hoặc bạn chưa tìm được văn phòng ưng ý thì nên quay lại bước tìm kiếm để thu thập thêm thông tin.
Sau đó, sau khi loại bỏ các phương án không phù hợp, thêm các phương án mới và lọc, bạn có số lượng phương án tiềm năng lớn nhất để tạo danh sách ưu tiên. Danh sách ưu tiên tùy chọn màn hình nền bao gồm thông tin về màn hình nền, ghi chú về ưu và nhược điểm và bạn có thể sắp xếp danh sách theo mức độ ưu tiên. Với danh sách này, bạn có thể chọn một số văn phòng phù hợp nhất để điều tra thực sự.
Điều tra và đánh giá trực tiếp
Bước tiếp theo sau khi lập danh sách các lựa chọn thuê văn phòng là tiến hành điều tra thực tế. Khảo sát thực tế cho phép bạn trực tiếp quan sát văn phòng, đánh giá hiện trạng, xem xét vị trí, diện tích,… từ văn phòng. Để trực tiếp khảo sát và thuê văn phòng, bạn phải:
- Liên hệ và đặt lịch hẹn với người được ủy thác hoặc nhà đầu tư cho thuê.
- Lập danh sách các yếu tố cần kiểm tra: diện tích bề mặt, âm thanh, ánh sáng, hệ thống điện nước, nội thất, an ninh…
- Hãy chú ý đến những chi tiết nhỏ như ổ cắm điện, cửa sổ và tấm thông gió xem trước đó có bị hư hỏng gì không.
- Tham gia vào một cuộc khảo sát về nhân viên của công ty bạn. Nếu có thể, hãy khảo sát nhân viên của công ty bạn để đánh giá không gian làm việc tốt hơn phù hợp với nhu cầu công việc của nhân viên.
Sau khi đến thăm và kiểm tra thực tế văn phòng, bạn nên ghi lại tất cả thông tin và thông báo của mình. Từ đó, bạn có thể so sánh, đối chiếu chính xác các tiêu chí từ Bước 1 để đánh giá văn phòng.
Đàm phán với đơn vị thuê văn phòng và ký hợp đồng
Đàm phán việc thuê văn phòng
Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê văn phòng là bước quan trọng giúp hai bên thống nhất được quyền và lợi ích của mình. Các công ty đàm phán với tài sản cho thuê nên đàm phán về các vấn đề như:
- Đàm phán giá: Đây là yếu tố quan trọng nhất cần đàm phán vì nó ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi đàm phán giá, bạn nên dựa vào giá thị trường, mức giá mà công ty mong muốn rồi đưa ra những đề xuất phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng có thể đưa ra các đề xuất liên quan đến chi phí và mức giá thuê như đặt cọc nhiều tháng, phí sửa chữa, v.v.
- Thương lượng thời gian thuê: tùy vào sự ổn định hay linh hoạt của công ty cũng như định hướng phát triển trong thời gian tới. Doanh nghiệp phải ước tính trước thời gian thuê văn phòng và tính đến các chi phí ký kết, chấm dứt hợp đồng.
- Đàm phán các điều khoản khác: Các điều khoản liên quan đến lợi ích và chi phí của doanh nghiệp nên được thảo luận trước để tránh những rắc rối về sau. Chẳng hạn như những tiện ích công ty có thể sử dụng, những chi phí mà công ty cần phải chi trả trong quá trình thuê nhà.
![Kỹ thuật đàm phán thuê nhà - [Khóa Học: Bất Động Sản Thuê Và Cho Thuê] - Phần 5](https://khudothivinhomes.com.vn/wp-content/uploads/2023/12/2512-3.jpg)
Kiểm tra và ký hợp đồng
Sau khi đàm phán thành công và người thuê và chủ nhà đã thống nhất được hợp đồng thì hợp đồng xác nhận sẽ được ký kết. Trước khi ký kết hợp đồng, hai bên phải xem xét hợp đồng. Nội dung mà khách hàng thuê văn phòng cần chú ý đó là các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Ngoài ra, cần phải xác nhận đầy đủ các giấy tờ liên quan chứng minh quyền sở hữu và quyền thuê văn phòng. Cuối cùng, cần xác minh việc thanh toán tiền đặt cọc và tiền thuê theo đúng hợp đồng.
Cải tạo, bố trí văn phòng
Sau khi đã ký kết hợp đồng thuê văn phòng, bạn nên dành thời gian xem xét cách bố trí văn phòng trước khi bắt đầu sử dụng. Doanh nghiệp có thể cân nhắc thay đổi một số chi tiết cho phù hợp hơn như sửa chữa cơ sở vật chất, lắp đặt bổ sung hệ thống điện, nước, internet… Bằng cách thêm nhiều đồ nội thất, đồ trang trí và phụ kiện hoàn chỉnh. bố trí văn phòng. Lưu ý bước cuối cùng này cũng sẽ phát sinh thêm chi phí nên doanh nghiệp nên tính toán kỹ trước khi bắt đầu thực hiện.
Cách tìm địa điểm cho thuê văn phòng giá rẻ
Dưới đây là những cách lựa chọn văn phòng cho thuê:
- Cách 1: Đăng thông tin cũng như nhu cầu của bạn lên các trang mạng xã hội để tìm kiếm sự giúp đỡ từ bạn bè, người thân để được tư vấn, giới thiệu.
- Cách 2: Bạn tìm kiếm bằng cách đi bộ trên các con phố tại khu vực bạn muốn thuê văn phòng và tìm biển hiệu cho thuê văn phòng.
- Cách 3: Thực hiện tìm kiếm với Google bằng cách gõ các từ khóa liên quan đến mục tiêu tìm kiếm của bạn như: cho thuê văn phòng giá rẻ, cho thuê văn phòng trọn gói , văn phòng ảo, giá thuê văn phòng quận 3 là bao nhiêu… Hàng trăm kết quả hiện ra, bây giờ việc của bạn là lọc kết quả tìm kiếm và lựa chọn những chủ đề phù hợp.
Địa điểm cho thuê văn phòng uy tín
Được thành lập vào năm 2011, Property Plus tự hào là một trong những đơn vị tư vấn hàng đầu cho các công ty đang có nhu cầu thuê văn phòng Hồ Chí Minh, cho thuê văn phòng tại Hà Nội. Với chiến lược thương mại bền vững, thương hiệu Property Plus đang ngày càng khẳng định uy tín của mình trong giới đầu tư bất động sản nói riêng và thị trường cho thuê văn phòng nói chung.
Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm với khả năng chuyên môn cao. Property Plus có một quy trình có tính hệ thống trong quá trình tư vấn xây dựng, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của khách hàng.
Property Plus sử dụng nền tảng công nghệ tích hợp trong việc quản lý số lượng lớn; Phát triển website giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm và tham khảo thông tin văn phòng.
Tại Property Plus, họ luôn dành trọn sự quan tâm cho từng khách hàng. Công ty lấy khách hàng làm trung tâm và cung cấp hỗ trợ 24/7 trước, trong và sau khi thuê văn phòng.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Kinh Đô, 292 Tây Sơn, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
- Điện thoại: 0865 364 866
- Email: office@propertyplus.com.vn
Tóm lại, việc thuê văn phòng phải cân nhắc, tính toán và tham khảo rất nhiều thông tin. Bài viết này đã tổng hợp kinh nghiệm thuê văn phòng mà bạn có thể tham khảo.
